Darbo eigos automatizavimasNaujienosProcesų automatizavimas

Revoliucija ? verslo procesų valdyme ir 7 darbo eigos sistemų naudos

Parašė: 2021-09-1312 spalio, 2021No Comments
verslo-procesų-valdymas

Šiandien dauguma organizacijų savo versluose naudoja darbo eigos valdymo sistemas, kad užtikrintų, jog skirtingos užduotys visuose skyriuose būtų vykdomos efektyviai ir sklandžiai. Tačiau ar žinote, kaip tinkamas verslo procesų valdymas ir darbo eigos valdymo sistemos gali pasiekti jūsų organizacijos tikslų?

Verslo darbo eigos valdymo sistemos organizacijai pirmiausia gali padėti analizuoti ir automatizuoti verslo procesus, kurie įprastai „suvalgo“ dalį jūsų laiko ir darbo. Šios sistemos gali suteikti naudingos informacijos, kurios gali prireikti sprendžiant tam tikras įmonės problemas ir trukdžius nepriklausomai nuo jų dydžio ir svarbumo.

Darbo eigos automatizavimo programinė įranga taip pat leidžia efektyviai automatizuoti verslo operacijas ir taupyti jūsų laiką, pavyzdžiui, automatiškai siųsti el. laiškus, nustatyti priminimus, priimti ir apdoroti užsakymus. 

Šiame straipsnyje aptarsime, kaip verslo automatizavimo sistemos gali pakeisti jūsų gyvenimą, tačiau prieš tyrinėdami darbo eigos valdymo sistemos pranašumus, išsiaiškinkime, kaip ji iš tiesų veikia.

Verslo procesų valdymas praktiškai

Kalbant apie darbo eigos procesų automatizavimą, vienas iš pavyzdžių galėtų būti produkto pardavimo internetu. Nepamirškime, jog jūsų pagalbos šiuo atveju beveik nereikės, nes viską už jus atliks tinkamas verslo procesų valdymas ir tam specialiai sukurta programa. Įsivaizduokime, jog klientas užsisakė prekę iš jūsų svetainės. Visas procesas vyktų taip:

  • Jūsų svetainė gauna užsakymą iš kliento.
  • Užsakymas pasitelkus darbo eigos automatizavimo programinę įrangą automatiškai siunčiamas užsakymo apdorojimo komandai.
  • Užsakymą gauna apdorojimo komanda, kuri, atlikusi visus būtinuosius veiksmus, persiunčia jį vykdymo komandai.
  • Vykdantysis personalas, gavęs užsakymą, paruošia produktą išsiuntimui.
  • Siuntą pasiima ir apdoroja kurjeris.
  • Kurjeris užsakymą pristato klientui.

Užuot siuntę el. laiškus skirtingiems komandos nariams ir tikrindami siuntinio būseną, verslo darbo eigos valdymo sistema gali padėti jums padaryti šį procesą daug paprastesnį ir lengviau valdomą. Kviečiame sužinoti daugiau apie verslo darbo eigą ir jos automatizavimą.

Darbo eigos valdymo sistemos privalumai

Darbo eigos valdymo sistemos privalumai

Be to, jog darbo eigos automatizavimo procesai pakankamai nesudėtingi ir sutaupoma daug laiko, pinigų ir energijos, išskiriami pagrindiniai verslo darbo eigos valdymo sistemos pranašumai.

1. Dublikatų ir klaidų mažinimas

Patikima darbo eigos automatizavimo sistema padės greičiau aptikti klaidas ir spręsti problemas ankstyvajame jų etape, taip pat nustatyti konkrečią sritį, kuri turi trūkumų ir kurią reikia tobulinti. Tinkama automatizavimo sistema „apdraus“ ir padės išvengti klaidų bei jų nekartoti ateityje. 

Be to, verslo darbo eigos valdymo sistema, rinkdama informaciją apie ankstesnes jūsų verslo operacijas, gali padėti sumažinti nereikalingas ir pasikartojančias užduotis. Dėl šios priežasties jūsų organizacijos specialistai galės koncentruotis į svarbesnių užduočių atlikimą.

2. Ryšių sustiprinimas

Žmonės, programinė įranga ir darbo kultūra sėkmingai į darnią visumą sujungiami, pasirinkus tam skirtas darbo eigos valdymo sistemas. Savaime suprantama, jog darbuotojai tarpusavyje gali bendrauti, naudodamiesi skirtingomis programėlėmis, tačiau kaip yra su jų darbo procesais? Kad darbas būtų produktyvus ir neštų naudą, skirtingi darbo procesai taip pat turi būti sėkmingai sujungti.

IT infrastruktūroje programinės įrangos integracija yra esminis faktorius. Šiuo atveju, verslo darbo eigos valdymo sistema surenka duomenis iš kelių programinės įrangos programų ir organizuoja jų eigą, kad viskas veiktų sinergiškai. Darbuotojai taip pat naudojasi keliomis skirtingomis programomis, o darbo eigos automatizavimo įrankiai jiems padeda efektyviau pasidalinti darbus.

Kai verslo darbo eiga pasitelkiama vis dažniau, visa informacija, susijusi su konkrečiomis užduotimis, įrašoma į sistemą ir vėliau gali pasitarnauti siekiant patobulinti kitus procesus.

3. Našumo padidinimas

Vienas iš svarbiausių įmonės darbo eigos valdymo programinės įrangos naudojimo jūsų įmonėje pranašumų yra tai, kad ji žymiai padidina našumą visoje organizacijoje. Tikimasi, kad darbo eigos procesų automatizavimas iš esmės padidins ir produktyvumą.

Verslo darbo eigos valdymo sistema sėkmingai valdys bet kurį bet kokios veiklos etapą, pavyzdžiui, įspės vadovus apie artėjantį svarbų pasitarimą arba primins, jog laikas siųsti naujienlaiškį klientams. Šiuo atveju jums nereikės sekti kiekvieno menkiausio veiksmo, nes sistema tai padarys už jus.

Našumo padidinimas

4. Skaidrumas ir atskaitomybė

Verslo darbo eigos valdymo sistemų naudojimas užtikrina atskaitomybę organizacijoje. Pavyzdžiui, audito metu galėsite sėkmingai atkurti įvykių istoriją, duomenis ar konkrečią atliktą užduotį. Tai leis bet kuriam auditoriui ar net vadovybei nustatyti, kas ir kodėl ėmėsi tam tikrų veiksmų darbo eigos proceso metu, ir padės užtikrinti vidaus kontrolę.

Dėl šios priežasties, darbuotojai užduotis atliks atsakingiau ir atidžiau. Na, o jeigu bus padaryta klaida arba aptikta kokia nors problema, kurią reikia išspręsti, bus lengviau surasti informaciją.

5. Kelios užduotys vienu metu

Visai nesvarbu, ar norite priimti naujus darbuotojus, tvarkyti IT užklausas, atlikti vidines apklausas, prašyti rinkodaros medžiagos ar organizuoti keliones – visi procesai vyksta po vienu stogu. 

Vietoje skirtingų projektų lentų, pokalbių įrankių ir el. laiškų – visos užklausos gali būti tvarkingai sugrupuotos į vieną darbo eigos sistemą. Pavyzdžiui, toje pačiose sistemoje susikursite tiek skirtingų dokumentų, kiek jums reikės, galėsite tarp jų naviguoti greitai ir paprastai. Daugiau jokių pamestų laiškų ar praleistų užduočių.

6. Geresnė darbo kultūra

Daugelyje nuotoliniu būdu veikiančių organizacijų verslo procesų eigos programinė įranga padeda organizuoti ir sekti darbuotojų darbą ir jų atliekamas užduotis. Dažnu atveju darbuotojai tampa labiau orientuoti į tikslą, aktyviau bendradarbiauja.

Verslo darbo eigos valdymas gali tapti sėkminga visos įmonės praktika, taip pat kalbant ir apie darbo kultūrą. Kai visi darbuotojai susidurs su organizuotų ir supaprastintų procedūrų sąvoka, galėsite greičiau pasiekti savo įmonės tikslų.

7. Teigiama vartotojų patirtis

Automatizuodami procesus ir supaprastindami operacijas, organizacijos gali pagerinti darbo eigos produktyvumą, padidinti efektyvumą ir laiku teikti aukštos kokybės prekes bei paslaugas. Šie elementai prisideda prie geresnės klientų patirties, kuri yra labai svarbi bendrai įmonės sėkmei.

Automatizuokite darbo eigą jau šiandien!

Pereinant prie naujos verslo darbo eigos valdymo sistemos, gali atsirasti tam tikrų kliūčių, kurias reikėtų įvertinti. Kita vertus, tinkamoms automatizavimo sistemos pranašumai yra daug svarbesni nei keletas iškylančių nesklandumų, o nauda organizacijoms, nepriklausomai nuo jų dydžio ar sektoriaus, begalinė.

Prieš diegiant sistemą labai svarbu atlikti išsamų tyrimą, kuris padės nuspręsti, ar ši sistema atitinka jūsų įmonės poreikius. Jeigu kyla klaustukų, perleiskite procesų valdymo vairą į mūsų rankas. Padėsime automatizuoti jūsų verslą, įdiegsime geriausią verslo darbo eigos programinę įrangą ir sutaupysime dalį jūsų laiko, pinigų ir energijos. Susisiekite su mumis jau šiandien!